Volet 6. Matériel électoral

Le volet 6 du projet est consacré à l’appui à la CENI concernant l’acquisition du matériel électoral ainsi qu’à la fourniture d’une partie de ce matériel afin d’atteindre le résultat 6 : Le matériel nécessaire aux élections est acquis pour le compte de la CENI.

Dans ce cadre, les  activités suivantes sont mises en place :

Activité.6.1. Elaboration du plan d’achat de la CENI

L’élaboration d’un plan d’achats de la CENI permet de documenter les besoins, définir la méthodologie de gestion des achats et le chronogramme des achats en tenant compte des contraintes imposées par le calendrier des élections présidentielles, législatives et municipales ainsi que des besoins logistiques de réception, inspection et déploiement du matériel électoral. Lors de la mission d’identification et de formulation du projet d’assistance électorale en janvier 2015, un ensemble de biens et services électoraux ont été ciblés pour faire l’objet d’acquisition par appel d’offre international ou national.

Les biens et services électoraux concernés par le plan d’achats sont :

• L’expertise nécessaire pour la conception graphique des bulletins de vote, l’incorporation des mesures de sécurité, la prise en compte des capacités des imprimeurs locaux et le développement d’un outil de tirage au sort aléatoire de l’ordre des candidats sur les bulletins de vote;
• L’expertise nécessaire à l’actualisation du système informatique supportant la gestion des candidatures et le traitement des résultats. Dans ce cas, la CENI a souhaité rappeler l’expert en technologies de l’information ayant presté au cours des élections de 2012 afin de réduire les délais de réalisation ainsi que les risques des modifications aux conséquences désastreuses;
• Les équipements et systèmes requis pour l’unité de monitoring des médias. Il s’agit des équipements audio-visuels (télévisions, radios, ..) et informatiques (serveurs, ordinateurs de bureau, logiciels divers, etc.) qui constituent une unité de monitoring. L’expertise nécessaire à l’installation et exploitation de ces équipements et système proviendra du partenariat entre ECES et l’Osservatorio di Pavia ;
• Le matériel électoral (notamment les urnes, scellés, code électoral,  guide pratique, enveloppes sécurisées, classeurs cartonnés, etc.).

L’élaboration du plan d’achats va recourir à la contribution de l’expert en achats, du logisticien et de l’expertise ponctuelle du siège d’ECES en matière de gestion des approvisionnements.

Activité.6.2. Gestion du processus d’acquisition, selon les procédures PRAG

Une fois le plan d’achats élaboré, celui-ci sera validé avec la CENI. ECES procèdera alors à la  préparation de la documentation nécessaire au lancement des appels d’offre et à la sollicitation de propositions pour le cas des contrats directs. Une attention particulière sera accordée à ces contrats directs, dans le cas où la compétition ne mettra pas en péril les activités visées, ECES procèdera à des appels d’offres restreints. Cela permettra d’assurer des économies dans l’utilisation des ressources. Tous les appels d’offres, en particulier les avis de marché seront annoncés en utilisant la clause suspensive afin d’éviter des délais supplémentaires, car la sélection/sourcing des fournisseurs doit être faite selon les règles de l’UE telles que reprises dans le guide pratique PRAG. Celle-ci nécessite une autorisation préalable de la délégation de l’UE. En effet, comme indiqué par le PRAG, les appels d’offres lancés avec une clause suspensive sont approuvés dans les cas suivants:

• Avant l’adoption de la décision de financement
• Avant la signature de la convention de financement entre la Délégation de la Commission Européenne et ECES

Activité.6.3. Réception et inspection du matériel acquis

Tel que mentionné, tous les biens électoraux acquis feront l’objet d’une inspection préalable à l’embarquement et à la réception au point de réception défini dans les contrats. Par la suite, une seconde inspection détaillée, item par item se fera dans les entrepôts de la CENI afin d’assurer la conformité des achats avec les spécifications techniques de la CENI. Ces inspections vont nécessiter à la fois la présence des logisticiens d’ECES (expert en logistique et logisticien national) ainsi que ceux de la CENI. Le protocole d’inspection et la documentation appropriée seront convenus entre ECES et la CENI, en particulier les lettres de transport seront systématiquement transmises à la CENI pour entreprendre les formalités douanières en urgence.

Le rapport d’inspection devra être validé par la CENI ainsi que l’attestation de réception en bonne condition. C’est seulement sur base de cette documentation qu’ECES procèdera au paiement des fournisseurs. Les items endommagés devront être remplacés sans frais supplémentaires tant pour le projet que pour la CENI. Chaque inspection va nécessiter de la supervision directe et des manutentionnaires.